Creación de equipos de Alto Rendimiento

1.    Introducción

Actualmente, la competitividad de nuestras empresas es vital para superar cualquier recesión y poder competir a nivel global. Por ello, intervenir en los equipos de trabajo para que desarrollen todo su potencial, es una inversión necesaria que, sin duda, debe llevarse a cabo porque impulsa su eficacia y eficiencia, aportando más valor a cada uno de los procesos de la empresa, aumentado su productividad y competitividad en el mercado. Lo que distingue a los equipos de alto rendimiento es el grado de compromiso, particularmente en relación con su profundidad entre sus miembros, unos con otros. Cada uno de ellos ayuda a los demás a alcanzar tanto sus objetivos personales como los profesionales (Katzenbach y Smith, 1993).
Mi investigación se desarrolla en una empresa real de la cual prefiero preservar su identidad. Es una empresa líder en fabricación de tripas artificiales para la envoltura de productos cárnicos. La actuación se llevará a cabo sobre un equipo de trabajo formado por cuatro personas pertenecientes al departamento de Investigación y Desarrollo de dicha empresa. Los resultados de este equipo han disminuido en calidad y se está produciendo un retraso en los plazos, afectando al global del proyecto al producirse un cuello de botella.
 
Con el estudio del entorno directo al equipo (la empresa) y las características del mismo, podremos determinar cuáles son sus carencias y necesidad de cambio para abordarlas y contribuir al desarrollo de su potencial.

“Si quieres ir rápido, camina solo. Si quieres llegar lejos, ve acompañado” (Proverbio africano).

2.    Protocolo de Intervención

La metodología empleada para llevar a cabo la intervención, está dividida en dos fases: Fase de diagnóstico y Fase de programación y elaboración del Protocolo de Intervención. En la primera fase, se recoge información a través del estudio de las características de la empresa y el equipo, se acceden a informes y se realizan entrevistas individuales con personal de la empresa y del equipo, se analiza toda la información recogida y, por último, se elabora el Informe de diagnóstico. En la segunda fase, se definen los objetivos específicos, priorizando su aplicación y temporalizando cada uno de ellos. Finalmente, se elabora el Protocolo de Intervención, definiendo las medidas y acciones que se van a implementar.
Toda la información recogida, está basada tanto en datos objetivos, fruto del acceso a los estatutos corporativos donde recogen el código de conducta, políticas y cultura organizacional, como en datos subjetivos, propios de la percepción de los empleados sobre el trabajo y la organización a través de entrevistas individuales creadas exclusivamente para este proyecto. Igualmente, la información recogida sobre el equipo de trabajo, está basada principalmente en entrevistas y cuestionarios también exclusivos, además de contar con el acceso a las evaluaciones de rendimiento y competencias de los miembros del equipo.

2.1.    Elaboración del Informe de Diagnóstico de Necesidades

Una vez estudiado los elementos, factores y características tanto de la empresa como del equipo de trabajo, se analiza la situación actual de ambos, identificando cuáles son sus puntos fuertes y sus puntos de mejora susceptibles de intervención. A su vez, gracias a las entrevistas y cuestionarios realizados por los empleados para valorar los aspectos positivos y negativos tanto corporativos como de equipo, se define su nivel de satisfacción y prioridad de necesidades a contemplar por la empresa.
El resultado del análisis de todos los datos e información obtenida, nos muestra que la empresa cuenta con un Sistema Retributivo que considera poco las recompensas por rendimiento y objetivos, un modelo de Recursos humanos que sólo contempla la Gestión por Competencias para el colectivo directivo y que no cuenta con una política o sistema oficial que marque las actuaciones preventivas o procedimientos a seguir en caso de conflicto. Según las entrevistas y cuestionaros, la mayoría de los empleados consideran que hay desigualdad de género, conflictos intragrupales, falta de motivación, poco margen de promoción, mala gestión del tiempo de trabajo y mucha competencia entre los empleados.
 
En el caso del equipo de trabajo, el resultado nos muestra que no cuentan con un plan de acción que guíe sus pasos, que el responsable del equipo no delimita funciones, ni las distribuye y organiza de forma eficiente, que existe una falta de formación en materia de búsqueda de información y manejo de materiales y herramientas propias de su actividad, que hay una ausencia de la figura de Analista de Laboratorio lo que genera un exceso de trabajo, que su nivel de comunicación no es efectivo porque fluye inadecuadamente, que las discrepancias entre los miembros del equipo se dan ocasionalmente al no contar con Sistema de Resolución de Conflictos, hay un desequilibrio de roles en el equipo y el Sistema de Recompensas no reconoce los resultados de grupo. Según las entrevistas y cuestionarios, los miembros del equipo consideran que hay una falta de comunicación, desigualdad de trato, exceso de trabajo, no hay sentido de pertenencia ni de compromiso, que el equipo no siente la presencia del líder y no puede desarrollar todo su potencial.

2.2.    Objetivos específicos

Los puntos susceptibles de intervención se van a abordar en dos niveles: Nivel Corporativo y Nivel de Equipo. En ellos se identifican y jerarquizan los objetivos del proyecto.

• Nivel Corporativo:

1. C Integrar el modelo de Gestión por Competencias en todos los procesos de Recursos Humanos y a todos los colectivos de la empresa.
2. C Reforzar la Política de Igualdad y Conciliación Laboral.
3. C Implementar una Política de Resolución de Conflictos.
4. C Reforzar los conceptos variables de recompensa por objetivos y rendimiento de equipo del Sistema Retributivo de la empresa.

• Nivel de Equipo:

1. E Reforzar la presencia directiva del responsable de equipo.
2. E Reforzar y mejorar la comunicación del equipo.
3. E Equilibrar los roles de los miembros del equipo de trabajo.
4. E Proponer un protocolo de Plan de Acción para el equipo.
5. E Capacitar al equipo en materia de búsqueda de información y manipulación de recursos de trabajo.
6. E Incorporar la figura de Analista de Laboratorio al equipo.

2.3.    Elaboración del Protocolo de Intervención. Definición de medidas a aplicar y su cronograma

El siguiente Proyecto de Intervención ha sido diseñado para ser implementado en un entorno real. Se trata de una propuesta de medidas basada en datos objetivos de la propia empresa y se han obtenido por medios científicos, siguiendo una planificación establecida. Seguidamente se muestra su cronograma.

Nivel Corporativo:

1. Objetivo: Integrar el modelo de Gestión por Competencias en todos los procesos de RRHH y a todos los colectivos de la empresa.
2. Medidas:

• Recogida de información sobre la empresa en general, la descripción de sus puestos de trabajo y del personal trabajador.
• Análisis de los procesos de Recursos Humanos: Selección, Formación, Plan de carrera/Sucesión, Promoción, Retribución, Desempeño, Potencial.
• Redefinir y actualizar el Catálogo de Puestos conforme a la información recogida.
• Asegurar la aprobación y vinculación de la Dirección.
• Definir y elaborar el Mapa de Competencias por cada perfil profesional en base a conocimiento, habilidades y actitudes. Creación de un grupo de expertos para desarrollar el modelo de competencias.
• Nivelación de las competencias en cuanto a su grado de desarrollo: Elemental, Medio, Avanzado y Excelente.
• Aplicar el Mapa de Competencias elaborado, a los puestos de trabajo y a los trabajadores para obtener su perfil competencial.
• Integrar todos los procesos de RRHH a este modelo de competencias.

1. Objetivo: Reforzar la Política de Igualdad y Conciliación Laboral.
2. Medidas:

• Elaboración y firma de un documento para reforzar el compromiso de la Dirección con la igualdad de género.
• Incluir la igualdad de mujeres y hombres en los documentos estratégicos de la empresa (Misión, Visión, Valores y Estrategia Corporativa).
• Formación bisemestral en materia de género dirigida, tanto al equipo directivo, como al resto de la plantilla para sensibilizar en igualdad de género.
• Formación en materia de género al equipo de RRHH para garantizar la igualdad de oportunidad y proyección profesional en la empresa.
• Analizar las medidas de conciliación existentes y ajustarlas a las necesidades tanto de hombres y mujeres.
• Analizar aquellas variables de la política retributiva que están afectando a la brecha salarial de género y ajustarla para garantizar una neutralidad.

1. Objetivo: Implementar una Política de Resolución de Conflictos.
2. Medidas:

• Realizar un Plan de Formación a directivos y mandos intermedios sobre esta materia e informar y sensibilizar al resto de trabajadores.
• Dar más visibilidad y reforzar las vías de comunicación internas.
• Reforzar la” Prevención” fomentando una cultura corporativa basada en la escucha activa, en el diálogo positivo y en la autonomía de los trabajadores.
• Reforzar la “Prevención” en todos los colectivos de la empresa mediante prácticas que fomenten la comunicación y clarifiquen funciones, tareas y objetivos.
• En caso de conflicto: Detectar la causa, definir el objetivo, generar un clima cercano, debatir el problema y buscar soluciones. Métodos de resolución: Facilitación, Mediación, Indagación, Negociación y Arbitraje.

1. Objetivo: Reforzar los conceptos variables de recompensa por objetivos y rendimiento de equipo del Sistema Retributivo de la empresa.
2. Medidas:

• Redefinir la escala salarial de la empresa a partir de un previo análisis de los factores externos e internos de la organización.
• Rediseñar los criterios básicos de retribución y reforzar su consideración.
• Redefinir la estructura salarial. Reforzar el carácter de retribución mixta basada en salarios monetarios y emocionales. Reforzar los conceptos fijos de retribución individual y los conceptos variables por objetivos y rendimiento tanto individuales como de equipo.
• Reforzar la aplicación de la Evaluación de Desempeño como herramienta para medir la retribución variable y ajustar el paquete salarial a las necesidades del trabajador.

Nivel de Equipo:

1. Objetivo: Reforzar la presencia directiva del responsable de equipo.
2. Medidas:

• Contratar un Coach externo que aporte visión objetiva e imparcial acerca de los elementos a tratar.
• Redefinir su rol como responsable del equipo, mediante un feedback objetivo y efectivo.
• Potenciar su función directiva en cuanto a dar instrucciones, repartir tareas, organizar el trabajo y capacitar al equipo. Potenciar su función decisoria y negociadora en cuanto a situaciones de crisis.

1. Objetivo: Reforzar y mejorar la comunicación del equipo.
2. Medidas:

• Realizar una vez a la semana, técnicas de dinámica de grupo que fomenten el buen clima, la interacción y comunicación entre los miembros.
• Realizar reuniones regularmente para clarificar objetivos y tareas y fomentar su participación en la toma de decisiones.
• Utilizar las herramientas de comunicación interna para fomentar su interactuación.
• Utilizar un gestor de proyectos para mejorar la información y comunicación en el equipo.
• Mostrar interés y preocupación por los miembros del equipo.
• Impartir un feedback adecuado periódicamente para incentivar a los miembros del equipo.
• En caso de conflicto, aplicar el protocolo de actuación para resolverlo con diplomacia.

1. Objetivo: Equilibrar los roles de los miembros del equipo de trabajo.
2. Medidas:

• Analizar qué rol funcional y rol de equipo, representa habitualmente cada miembro del equipo.
• Definir qué roles se necesitan incorporar, potenciar o disminuir para establecer el equilibrio. En nuestro caso, disminuir el rol de acción-Cerebro y el rol social-Impulsor para equilibrar e incorporar el rol mental- Cohesionador.
• Aplicar el cuestionario de auto-percepción (SPI) a los miembros del equipo y complementarlo con el cuestionario de evaluación 360º de Belbin (OA).
• Incorporar el nuevo rol necesario al equipo.
• Hacer seguimiento regular por si los roles varían desde posiciones iniciales.

1. Objetivo: Proponer un protocolo de Plan de Acción para el equipo.
2. Medidas:

• Reunir al equipo para diseñar el plan de acción de manera conjunta.
• Definir el objetivo general y fijar metas principales.
• Hacer una lista de las actividades a realizar y clarificar su secuencia e interdependencia.
• Estimar su temporalización e inventariar los recursos ya existentes y los necesarios.
• Asignar tareas y responsabilidades a los miembros del equipo.
• Implementar el plan de acción diseñado y monitorearlo para evaluar resultados y realizar ajustes.

1. Objetivo: Capacitar al equipo en materia de búsqueda de información y de manipulación de los recursos de trabajo.
2. Medidas:

• Analizar la empresa tanto a nivel externo como a nivel interno mediante el método DAFO.
• Determinar cuáles son las necesidades formativas y en qué nivel corporativo se encuentran. En nuestro caso, uso avanzado de las TICS y herramientas Web 20 y desarrollo de habilidades de uso y manejo de las herramientas y materiales propios del área de trabajo del departamento de I+D.
• Elaborar y presentar al equipo directivo y director de área el Pliego de Condiciones.
• Programar y temporalizar el Plan de Formación.
• Implementar el Plan de Formación mediante la ejecución de los cursos.
• Evaluar el Plan de Formación para analizar resultados.

1. Objetivo: Incorporar la figura de Analista de Laboratorio al equipo.
2. Medidas:

• Elaborar el Profesiograma de Analista de Laboratorio para obtener el perfil del puesto.
• Consultar el Inventario de Recursos Humanos para cumplir con la política de promoción interna de la empresa.
• Analizar la situación de los factores externos e internos de la empresa.
• Ofertar la vacante tanto a nivel interno como a nivel externo.
• Llevar a cabo un reclutamiento mixto. Reclutamiento interno seguido del externo.
• Realizar una preselección y entrevistar a los candidatos seleccionados.
• Elegir a la persona idónea y llevar a cabo su contratación.
• Incorporar al nuevo trabajador al equipo y en su caso, entregarle el Manual de Acogida.
• Hacer seguimiento regular del nuevo trabajador.

2.4.    Evaluación del Protocolo de Intervención y valoración de los resultados.

Para el proceso de aplicación de la intervención, se ha previsto una evaluación continua de cada una de las acciones llevadas a cabo en materia de calidad y plazo, a través de la elaboración de “Fichas de Proceso” para cada medida con la ayuda del programa PERT (Program Evaluation & Review Technique) como herramienta de gestión más eficiente.
Finalmente, una vez aplicado el Plan de Intervención, para seguir y comprobar los resultados del equipo, se ha valorado realizarlo en períodos cortos de tiempo (trimestral) para examinar y mejorar su desempeño y productividad a través de reuniones de análisis para modificar o impulsar nuevas medidas. A su vez, gracias a la previsión de esta evaluación, se podrá registrar los efectos que ha producido la potenciación del equipo sobre la empresa y en qué medida han cambiado sus parámetros de explotación. Los factores a valorar y sus herramientas correspondientes son los siguientes:

• Rendimiento grupal e individual: A través de la Matriz de Evaluación de Desempeño grupal e individual.
• Clima laboral y Satisfacción Individual: Por medio de la observación directa, entrevista individual y grupal y Encuesta de Clima Organizacional (ECO).
• Rentabilidad para la empresa: A través de una investigación correlacional de la productividad de la empresa y un Cuestionario de Satisfacción-Producto y servicio para el cliente.

3.    Conclusión

La formación de “Equipos de Alto Rendimiento” no resulta fácil. Las empresas deben entender que no sólo basta con aprender a trabajar en equipo para alcanzar el éxito, sino que deben llevarlos al nivel de máximo potencial y resultado. Para lograr este cometido, necesitan establecer una serie de prácticas y acciones en todos los niveles de la empresa y desde el principio.
Sin embargo, cabe destacar, que aun existiendo muchas de estas prácticas en las empresas, necesitan ser reforzadas porque son insuficientes, necesitan ser redefinidas porque son ineficaces o incluso orientadas porque sus esfuerzos están mal enfocados. De igual manera, deben considerar que es importante tanto el desarrollo y potenciación del equipo en conjunto como el individual para ganar en motivación y satisfacción ya que es un beneficio para la empresa y el trabajador.
Con este proyecto he pretendido solucionar las carencias y necesidades detectadas en el equipo de trabajo. Se trata de una intervención que centra sus esfuerzos en investigar y analizar cada elemento y proceso tanto corporativo como de equipo desde su origen para detectar sus problemas y abordarlos desde la raíz. Ésta rigurosidad garantiza el éxito del Protocolo de Intervención.

“El trabajo en equipo es de lo más hablado, pero de lo menos practicado” (García, 2015).